Privacyverklaring

Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking op deze website en het platform is:

Shaffans Studios, eigenaar: Shaffans Studios, Köln, Deutschland. E-mail: info@sitelager.com.

Er is geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen, omdat de wettelijke voorwaarden daarvoor niet zijn vervuld. Richt privacyvragen aan het bovenstaande e-mailadres.

SiteLager is twee dingen: een openbare marktplaats waarop u opslagruimte van onafhankelijke aanbieders zoekt en boekt, en software (SaaS) waarmee die aanbieders hun locaties, contracten en facturen beheren.

• Voor het beheer van de website, uw gebruikersaccount, het zoeken, het boekingsformulier, zoekopdrachten, de wachtlijst, het contactformulier, meldingen van inhoud, beoordelingen en onze communicatie met u zijn wij verwerkingsverantwoordelijke in de zin van art. 4 lid 7 AVG.
• De huurovereenkomst voor de opslagruimte komt tot stand tussen u en de betreffende aanbieder. Voor de gegevens die de aanbieder verwerkt om die overeenkomst uit te voeren (huurcontract, facturen, betalingen, identiteitscontrole, toegang) is de aanbieder verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken die gegevens in zijn opdracht als verwerker conform art. 28 AVG op basis van onze verwerkersovereenkomst.

Welke aanbieder uw contractpartner is, ziet u in de aanbieding, in de boekingsbevestiging en in uw huurdersportaal.

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (alleen als hash opgeslagen), taal, rol binnen een organisatie, inlogtijdstippen en beveiligingsgebeurtenissen (bv. mislukte inlogpogingen).
• Boekings- en contractgegevens: gekozen locatie en opslagunit, inhuisdatum, looptijd, opties zoals verzekering of accessoires, prijzen, facturen, herinneringen, contractdocumenten en elektronische handtekeningen.
• Betaalgegevens: betaalmethode, betaalstatus, mandaatreferentie en incassant-ID bij SEPA-incasso en – wanneer de aanbieder een incassomandaat afneemt – rekeninghouder en IBAN. De IBAN slaan wij per veld versleuteld op (AES-256-GCM); alleen de laatste cijfers worden getoond. Kaart- of rekeninggegevens voor onlinebetalingen voert u rechtstreeks in bij onze betaaldienstverlener; ze bereiken onze servers niet.
• Identiteitsbewijzen: of een identiteitscontrole nodig is, bepaalt de aanbieder per locatie. Verlangt hij die, dan toont u hem vóór de intrek uw identiteitsbewijs of stuurt u hem een kopie; de aanbieder controleert het en kan een kopie in SiteLager opslaan. Die wordt versleuteld verzonden (TLS) en bewaard in een niet-openbare documentopslag in het datacenter in Frankfurt am Main. Ze is alleen op te vragen via kortlevende, ondertekende links, en alleen door de aanbieder en – voor onderhoud – door ons; elke opvraging wordt gelogd.
• Toegangsgegevens: deurcodes en vergelijkbare toegangsgegevens voor uw opslagunit; ze worden per veld versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM).
• Communicatie: berichten, supportverzoeken, storingsmeldingen, beoordelingen en de e-mails die wij u sturen (boekingsbevestiging, facturen, herinneringen) inclusief bezorgstatus.
• Zoekopdrachten, contactverzoeken en meldingen: e-mailadres, zoekcriteria en de bevestiging van de zoekopdracht; naam, e-mailadres en bericht van een contactverzoek; bij een melding van inhoud (art. 16 DSA) de gemelde inhoud, uw toelichting en uw contactgegevens.
• Wachtlijst: e-mailadres, optioneel naam en telefoonnummer, de locatie en de grootte waarvoor u zich inschrijft, het tijdstip van aanmelding en of en wanneer wij u een bericht hebben gestuurd. De aanbieder van de locatie ziet uw inschrijving in zijn beheeromgeving. Elke e-mail over de wachtlijst bevat een link waarmee u uw inschrijving op elk moment zelf kunt wissen.
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, tijdstip van toegang, opgevraagde pagina en foutmeldingen in serverlogboeken.
• Gebruik van de marktplaats: welke aanbiedingen worden bekeken, bewaard of geboekt – zonder IP-adres en zonder browserkenmerk (zie punt 8).

• Uitvoering van een overeenkomst en precontractuele maatregelen, art. 6 lid 1 sub b AVG: het aanbieden van uw account, zoeken en boeken, reserveringen, de wachtlijst (een bericht zodra een passende unit vrijkomt), afhandeling van huurovereenkomsten en betalingen, het huurdersportaal, klantenservice, het beantwoorden van contactverzoeken.
• Wettelijke verplichtingen, art. 6 lid 1 sub c AVG: bewaring van facturen en boekingsbescheiden conform § 147 AO en § 257 HGB (Duitsland), fiscale verplichtingen, behandeling van meldingen van onrechtmatige inhoud (art. 16 DSA), verzoeken van autoriteiten.
• Gerechtvaardigde belangen, art. 6 lid 1 sub f AVG: veiligheid en stabiliteit van het platform (logboeken, misbruik- en fraudepreventie, rate limiting), bewijs van toestemming, statistische analyse van het marktplaatsgebruik zonder persoonsgegevens, handhaving van rechtsvorderingen. Ons belang is het exploiteren van een veilige en economisch levensvatbare dienst; uw belangen beschermen wij door weinig te verzamelen, vroeg te wissen of te anonimiseren en geen profielen op te bouwen.
• Toestemming, art. 6 lid 1 sub a AVG: zoekopdrachten (pas nadat u de link in onze e-mail hebt bevestigd) en marketing-e-mails en – alleen na uw toestemming in de cookiebanner – bereikmeting met Google-diensten (§ 25 lid 1 TDDDG). U kunt toestemming op elk moment intrekken met werking voor de toekomst.

Wij geven gegevens alleen door voor zover dat voor de genoemde doeleinden nodig is. Verwerkers zijn contractueel gebonden conform art. 28 AVG; de volledige lijst met doel en locatie vindt u onder subverwerkers.

• De aanbieder bij wie u boekt: ontvangt uw boekings-, contract- en contactgegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Schrijft u zich in op een wachtlijst, dan ziet de aanbieder van de locatie uw inschrijving (punt 3) in zijn beheeromgeving.
• Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Nederland – betalingsverwerking, SEPA-incassomandaten, uitbetaling aan de aanbieder. Mollie verwerkt betaalgegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke; zie mollie.com/nl/privacy.

• Sendinblue SAS (Brevo), Parijs, Frankrijk – verzending van transactionele e-mails (bevestigingen, facturen, herinneringen).
• MapTiler AG, Höfnerstrasse 98, 6314 Unterägeri, Zwitserland – kaarttegels voor de locatiekaart en het omzetten van locatieadressen in coördinaten. Bij het laden van een kaart wordt uw IP-adres aan MapTiler doorgegeven. Voor Zwitserland geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.
• DigitalOcean, LLC, New York, VS – hosting van de servers, databases en documentopslag. De gegevens worden opgeslagen en verwerkt in het datacenter in Frankfurt am Main (regio FRA1, Duitsland). DigitalOcean treedt op als verwerker; zie punt 6 voor doorgifte naar de VS.
• Functional Software, Inc. (Sentry), verwerking in de EU – foutregistratie, indien ingeschakeld. Verzonden worden de aard en plaats van een programmafout en het opgevraagde adres; inhoud van verzoeken, cookies, headers, gebruikersgegevens en IP-adressen worden niet verzonden.
• Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland – Google Tag Manager en Google Analytics 4, uitsluitend na uw toestemming (zie punt 7).

Autoriteiten, rechtbanken of juridische adviseurs ontvangen gegevens alleen wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer dat nodig is om onze rechten te handhaven.

Onze systemen draaien in de Europese Unie; servers en opslag staan in het datacenter in Frankfurt am Main (Duitsland). Onze hostingaanbieder DigitalOcean, LLC is gevestigd in de Verenigde Staten. Toegang van daaruit, bijvoorbeeld voor onderhoud en ondersteuning, kan niet worden uitgesloten; een dergelijke doorgifte berust op het EU-US Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, art. 45 AVG), voor zover de ontvanger daaronder gecertificeerd is, en aanvullend op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46, lid 2, onder c, AVG). Hetzelfde geldt voor toegang vanuit de Verenigde Staten door Functional Software, Inc. (Sentry) tot foutlogboeken die in de EU worden verwerkt. Kaarttegels worden uit Zwitserland opgehaald, waarvoor een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie geldt. Daarnaast vindt doorgifte naar de Verenigde Staten alleen plaats als u heeft ingestemd met bereikmeting via Google; Google LLC is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework en aanvullend gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Strikt noodzakelijke cookies en vermeldingen in de opslag van uw browser plaatsen wij op grond van § 25 lid 2 nr. 2 TDDDG; ze dienen uitsluitend om de dienst te leveren die u gebruikt en kunnen niet worden uitgeschakeld:

• sl_locale – uw gekozen taal. Looptijd 12 maanden.
• sl_access, sl_refresh – inlogsessie voor aanbiedersaccounts. HttpOnly; ze worden gewist wanneer u de browser sluit, de aanmelding zelf verloopt na respectievelijk 15 minuten en 7 dagen.
• sl_tenant_access, sl_tenant_refresh – inlogsessie voor het huurdersportaal, idem.
• sl_platform_admin, sl_platform_challenge – aanmelding en de bevestigingsstap daarvan voor de interne administratie; alleen voor medewerkers van SiteLager. HttpOnly, sessie respectievelijk 10 minuten.
• sl_impersonating, sl_impersonating_org – markeren een supportsessie die een medewerker van SiteLager op verzoek van een aanbieder in diens dashboard voert. Sessie.
• sl_consent – bewaart uw keuze in de cookiebanner (alleen ja/nee voor bereikmeting en het tijdstip). Looptijd 12 maanden.
• sitelager.sidebar.open (lokale opslag) – of de zijbalk in het dashboard is in- of uitgeklapt.
• sitelager.onboarding.dismissed (lokale opslag) – of een aanbieder de checklist voor de inrichting heeft verborgen.
• sl-book-hold, sl-booking-done (sessieopslag) – de lopende reservering in het boekingsformulier, zodat een nieuwe laadbeurt van de pagina de boeking niet kwijtraakt; gewist bij het sluiten van het tabblad.

Optionele cookies plaatsen wij alleen na uw toestemming via de cookiebanner (art. 6 lid 1 sub a AVG, § 25 lid 1 TDDDG):

• Google Tag Manager en Google Analytics 4 (_ga, _ga_*) – bereikmeting. Looptijd tot 14 maanden. Wij gebruiken Google Consent Mode v2: vóór uw keuze staan alle opslagdoeleinden op „geweigerd”, advertentiedoeleinden blijven permanent geweigerd en IP-adressen worden ingekort.

U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via „Cookie-instellingen” in de voettekst. Als u alleen noodzakelijke cookies toestaat, worden er geen Google-diensten geladen.

Om te zien welke aanbiedingen worden gevonden en geboekt, tellen wij op onze eigen servers gebeurtenissen zoals „aanbieding bekeken” of „boeking gestart”. Daarbij slaan wij noch uw IP-adres, noch uw browserkenmerk, noch een cookie op; de telling is niet tot u te herleiden. Rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub f AVG. Omdat er geen persoonsgegevens worden opgeslagen, is hiervoor geen toestemming nodig.

Lettertypen leveren wij vanaf onze eigen servers; er worden geen lettertypen of scripts van content delivery networks van derden geladen. Kaarttegels worden alleen van MapTiler opgehaald wanneer een pagina een kaart toont. Google-scripts worden alleen na uw toestemming geladen.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel of dan een wettelijke bewaarplicht voorschrijft. De termijnen voor boekingen zonder overeenkomst, identiteitsbewijzen, gebruikersaccounts, bewijs van toestemming, online opzeggingen en herroepingen, meldingen van inhoud, zoekopdrachten en wachtlijstinschrijvingen worden door een dagelijkse automatische verwerking toegepast:

• Facturen, boekingsbescheiden en betaalgegevens: 10 jaar na afloop van het kalenderjaar van uitgifte (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Huurovereenkomsten en contractdocumenten (verwerkingsverantwoordelijke is de aanbieder, zie punt 2): de overeenkomst (ook de ondertekende versie), overdrachtsverslagen, opzeggingen, herroepingen en de ontvangstbevestigingen daarvan, mededelingen over prijswijzigingen en borgafrekeningen en kennisgevingen van een borginhouding zijn boekingsbescheiden en zakelijke correspondentie; ze worden vanaf de opslag 10 jaar bewaard en zijn in die tijd tegen verwijdering geblokkeerd (§ 147 AO, § 257 HGB). Overige contractgegevens en de communicatie over de overeenkomst blijven bewaard totdat de aanbieder uw gegevens na het einde van de overeenkomst laat wissen; de genoemde documenten en de facturen blijven dan geblokkeerd tot hun bewaartermijn afloopt.
• Boekingen die niet tot een overeenkomst hebben geleid (verlopen of geannuleerde reserveringen): uw gegevens bij die boeking worden 6 maanden later geanonimiseerd, mits er geen factuur of andere zaak bij de aanbieder voor bestaat. Uw gebruikersaccount, uw zoekopdrachten en uw wachtlijstinschrijvingen (termijnen zie hieronder) en uw andere boekingen en overeenkomsten blijven daarbuiten.
• Identiteitsbewijzen: bestand en verwijzing worden 3 jaar na het einde van uw laatste huurovereenkomst gewist, eerder als de aanbieder ze wist. Het resultaat van de controle blijft bewaard zonder de kopie.
• Gebruikersaccount: totdat u het laat verwijderen of er 3 jaar lang niet is ingelogd en geen overeenkomst meer loopt; daarna worden persoonsgegevens geanonimiseerd, tenzij een bewaarplicht dat verhindert.
• Server- en toegangslogboeken: 90 dagen.
• Bewijs van toestemming: 3 jaar na intrekking, daarna gewist.
• Opzeggingen en herroepingen via onze onlinefuncties die aan geen overeenkomst konden worden gekoppeld, en afgesloten meldingen van inhoud: 3 jaar na ontvangst.
• Zoekopdrachten: onbevestigde bij het verlopen van de bevestigingslink, bevestigde tot de afmelding. Daarna bewaren wij de afgemelde zoekopdracht met de tijdstippen van bevestiging en afmelding 3 jaar als bewijs van uw toestemming en wissen hem dan.
• Wachtlijstinschrijvingen: 12 maanden na de aanmelding gewist, of u nu een bericht hebt ontvangen of niet; meteen als u zich afmeldt via de link in een van onze e-mails over de wachtlijst.
• Gegevens van een aanbiedersorganisatie na opzegging van de SiteLager-overeenkomst: 30 dagen voor de export, daarna gewist, tenzij een bewaarplicht geldt.
• Cookiekeuze (sl_consent): 12 maanden.

Gegevens die onder een wettelijke bewaarplicht vallen, worden tot het verstrijken daarvan geblokkeerd en vervolgens gewist. Gewiste gegevens verdwijnen uit back-ups zodra deze volgens schema worden overschreven.

U heeft tegenover de verwerkingsverantwoordelijke de volgende rechten:

• inzage in uw opgeslagen gegevens (art. 15 AVG),
• rectificatie van onjuiste gegevens (art. 16 AVG),
• wissing (art. 17 AVG) en beperking van de verwerking (art. 18 AVG),
• overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG),
• bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigde belangen (art. 21 AVG),
• intrekking van gegeven toestemming met werking voor de toekomst (art. 7 lid 3 AVG).

Neem daarvoor contact op via info@sitelager.com. Betreft uw verzoek de huurovereenkomst met een aanbieder, dan sturen wij het aan die aanbieder door en helpen wij bij de beantwoording.

U heeft het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (art. 77 AVG), met name in de lidstaat van uw gewone verblijfplaats, uw werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk. Voor ons bevoegd is de toezichthouder voor gegevensbescherming en informatievrijheid van Noordrijn-Westfalen (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Duitsland. Een lijst van alle Duitse toezichthouders staat op bfdi.bund.de; in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en rechtsgevolgen voor u hebben (art. 22 AVG). Beschikbaarheid en prijzen worden berekend volgens vaste, voor iedereen gelijke regels van de aanbieder; er vindt geen profilering plaats.

Voor een boeking hebben wij uw naam, uw e-mailadres en de gegevens van de gewenste opslagunit nodig; zonder die gegevens kan geen overeenkomst tot stand komen. Alle overige gegevens zijn vrijwillig, tenzij de aanbieder ze voor de huurovereenkomst verlangt (bv. identiteitscontrole).

Wij passen deze privacyverklaring aan wanneer onze verwerkingen of de wetgeving veranderen. De actuele versie is altijd te vinden op sitelager.com/legal/privacy; de datum van de laatste wijziging staat bovenaan deze pagina.